Як і в будь-якому бізнесі, у відкритті свого кафе є багато підводних каменів і ризиків. Адже потрібно не лише правильно розставити пріоритети, починаючи від створення меню та концепції вашого майбутнього маркетингу, а й не забувати про складнощі керування персоналом і ведення переговорів з постачальниками. Якщо для вас це звучить складно, спробуйте розглянути придбання бізнесу, що вже діє.

Від самого початку вам треба вирішити, чи готові ви найближчі кілька років «жити» у своєму закладі? Визначтеся з основним продуктом, який пропонуватимете клієнтові. Якщо це буде суші, сходіть на курси сушиста й спробуйте роботу в кухні зсередини. Хочете відкрити кав’ярню? Навчіться варити каву, щоб краще контролювати персонал і мати практичний досвід для мотивації ваших працівників.

Оцініть, які продукти й обладнання знадобляться, придивіться до постачальників, знайдіть вашу унікальну торгову пропозицію, щоб привабити якомога більше клієнтів. Усе це слід обміркувати ще до відкриття закладу. Як і встановити систему автоматизації, щоб не гаяти часу на рутину й займатися лише бізнесом. Спробуйте систему обліку для кафе й ресторанів Poster POS (так ви зможете щонайменше 15 днів безплатно дивитися, як працює кафе зсередини).

Неважливо, ким ви будете на старті: майстерним кухарем, що хоче поділитися своїми унікальними кулінарними витворами, або ж підприємцем-початківцем, що з цікавістю дивиться на такий привабливий гастрономічний бізнес, — у будь-якому разі вам варто прислухатися до цих 13 порад під загальною назвою «Як відкрити кафе?», що їх Poster дає рестораторам-початківцям.

Подивіться самостійно як працює Poster

Оцініть переваги програми для обліку безкоштовно і без реєстрації:

• Фінансові звіти
• Складський облік
• Статистика та аналітика
• Маркетинг та ін.

Подивитися демо

1. Створіть свою концепцію кафе

Концепція — це не тільки дизайн інтер’єру чи вибір кухні. Ви повинні продумати імідж вашого закладу: спілкування персоналу з відвідувачами й загальне враження від перебування у вашому кафе. Щоб люди йшли від вас не тільки ситими, а й задоволеними тим, що провели свій вільний час у душевних і ненав’язливих умовах.

Є маса варіантів для цього в межах будь-якого стилю, що дає широченне поле для творчості. Створіть свою історію, що простежуватиметься через усе: дизайн, персонал, кухню, маркетингові вирішення та спеціальні сервіси (як, наприклад, їжа із собою та навинос). Скажімо, ви зробили кафе в стилі затонулого піратського судна: запропонуйте 13 коктейлів на основі рому на барі, зробіть меню як карту скарбів, поставте діжки замість столів, бонусні картки на «чорних мітках», надіньте офіціантам пов’язки на очі тощо. Літнє кафе, кафе для веганів, сімейне кафе — концепцій закладу дуже багато, тож вибирайте.

Безумовно, відвідувача треба приємно здивувати й запам’ятатися йому. Проте не лише незвичайні й нестандартні вирішення в концепті кафе змушують відвідувачів ставати постійними клієнтами. Якщо у вас несмачна їжа, постійний запах готування з кухні й до того ж нетямкий і некультурний персонал, то вам це не дуже допоможе. Так, клієнт прийде до вас один раз, а ось щодо другого разу вже засумнівається, та й навряд чи порадить вас друзям.

Poster: Що, на вашу думку, найважливіше в концепції кафе і без чого вона не працюватиме?

«Найважливіше, я вважаю, це гармонія. Коли гість розчиняється в атмосфері, всім комфортно: власнику, команді, гостю. Коли музика, інтер’єр, тарілка, чашка, квітка – всі підходять один одному. До концепції свого бару я дійшла органічно. Мені не довелося її вигадувати, вона виросла з моїх цілей та цінностей. Я дуже люблю подорожувати та зупинятися в готелях. І лобі бар при готелі - це те саме місце, з якого починається і закінчується мій день. Це місце, де можна попрацювати та побудувати плани, зателефонує з близькими або по роботі. Так і прийшла концепція мого бару.

Вікторія Рейнікова

2. Переваги та недоліки відкриття кафе

Ринок громадського харчування розвивається стрімко і, якщо потрапити у тренди, то бізнес напевно буде успішним. Але зміну трендів можна назвати як перевагою, так і одним із недоліків. Вам потрібно буде завжди покращуватись і щось змінювати, щоб не відставати від конкурентів.

Так, наприклад, у 2021 році багато рестораторів змушені були перейти в режим роботи навинос і доставки, оскільки карантин не дав можливості працювати у звичайному режимі.

Подивимося на інші плюси та мінуси відкриття кафе:

У будь-якому випадку успіх кафе залежатиме багато в чому від вас, деякі недоліки цього бізнесу можуть і не торкнутися вашого закладу.

«Якщо говорити про плюси ресторанного бізнесу, то основа цього бізнесу — комунікація та щасливий „внутрішній Всесвіт“ творця проекту. Якщо ви щаслива людина і любите людей, спілкування, рух та цілодобове залучення, то вам сюди. Але не забувайте про цифри, за якими потрібно стежити, інакше незабаром ресторанний бізнес стане тягарем.»

Вікторія Рейнікова

Чек-ліст для запуску закладу

Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали

Завантажити

3. Варіанти відкриття кафе

Зараз перед підприємцем, який хоче відкрити заклад, є вибір: відкрити кафетерій з нуля, купити готовий бізнес чи відкрити кафе за франшизою. Простіший шлях — купити готовий заклад чи франшизу, але цей варіант вийде дорожче, ніж відкриття закладу з нуля. Розберемо плюси та мінуси всіх варіантів відкриття.

Відкриття закладу з нуля

Щоб відкрити кафе з нуля, вам потрібно продумати все до дрібниць: починаючи з інтер’єру закладу, закінчуючи кількістю персоналу, який вам знадобиться. Почніть із написання бізнес-плану кафе та оцініть ваш стартовий капітал для відкриття кафе, так ви зможете прорахувати ризики та окупність кафе.

Починати бізнес з нуля завжди складно, тим більше, якщо ви підприємець-початківець, тому варто спочатку створити план відкриття кафе, вивчити ринок, конкурентів і цільову аудиторію, щоб розуміти чи вигідно відкрити своє кафе.

Після написання бізнес-плану займіться пошуком приміщення, від цього залежить здебільшого успіх кафе. Якщо місце буде з хорошим трафіком, то й прибуток буде більшим.

Купівля готового бізнесу

Для підприємця-початківця купівля готового кафе — це непоганий варіант. Але якщо у вас немає досвіду в ресторанному бізнесі, з вибором пропозицій потрібно бути уважним. Насамперед, вивчіть місцезнаходження закладу та відгуки про нього. Часто можна знайти варіанти кафе, які не окупилися, і власник виставив їх на продаж. Якщо ви вирішите купити такий бізнес, вам потрібно щось в ньому змінювати: концепцію, інтер’єр або формат. У нашій окремій статті ми розповіли докладніше про купівлю готового ресторанного бізнесу.

Управління мережею закладів або франшизою

З Poster ви зможете стежити за всіма закладами вашої мережі чи франшизи в одному обліковому записі. У вас буде копіювання меню, наскрізна аналітика та інші можливості контролю роботи франчайзі або партнерів.

Poster для франшиз →

Відкриття кафе за франшизою

Ще один варіант, щоб розпочати ресторанний бізнес, - купівля франшизи. Зараз це один із найпопулярніших способів розпочати бізнес. За фактом, ви починаєте його з нуля, але у вас є план дій та настанови від франчайзера.

Відкриваючи кафе з франшизи, ви повинні розуміти, що це буде недешево. Спочатку потрібно витратитися на купівлю прав франшизи, потім на оренду та ремонт приміщення.

Великим плюсом купівлі франшизи буде те, що франчайзер надасть вам точний список обладнання, яке знадобиться для роботи, а також надасть список постачальників продукції. Почати такий бізнес простіше, ніж з нуля, але індивідуальності в ньому буде менше, швидше за все, ви не зможете втілити свої бажання у концепції, оскільки всі заклади франшизи мають бути в єдиному стилі.

«Як відкрити кафетерій з нуля, якщо ви ідейна людина і хочете реалізувати свої амбіції? Вам варто найняти консалтингову компанію та будувати проект самостійно з нуля. За правильної стратегії та достатньої кількості інвестицій успіх забезпечений, все буде легко і насолоду. З мінусів: ресторатори, що часто починають, намагаються все зробити самостійно, і тоді на їхньому шляху бувають перешкоди і розчарування.

Купівля готового бізнесу: готовий успішний бізнес не продають. У вас приблизно 0,001% шансів купити готовий бізнес, який можна назвати бізнесом. Якщо вам вдалося купити успішний ресторанний проект — бінго! Якщо вам продали кота в мішку - співчуваю, мук рівно настільки, наскільки вистачить грошей. Потім ви спробуєте його продавати, як бізнес, або закриєтеся.

Робота за франшизою: франшиза потрібна тим, хто любить систему і хоче оптимізувати свій час, гроші та мінімізувати ризики. По суті, той самий консалтинг, тільки вже придуманий бренд, а не новий. Із плюсів: вам потрібно просто робити те, що написано і нічого не вигадувати. З мінусів: всі франшизи орієнтовані на мідл масмаркет сегмент і не приносять найчастіше власнику внутрішнього задоволення, постійно хочеться зробити по-своєму щось додати, змінити або виправити.

Вікторія Рейнікова

4. Складіть бізнес-план для відкриття свого кафе

Перший крок на шляху до успішного бізнесу — це створення бізнес-плану кафе. Тільки в процесі створення бізнес-плану ви визначите свою цільову аудиторію, займетесь дослідженням конкурентів, аналізом ринку і створите перші плани зростання вашого кафе. Як тільки ви впорядкуєте всю необхідну інформацію, то побачите всі плюси та мінуси вашої стратегії, концепції кафе і бренду в цілому.

Основною частиною бізнес-плану буде розрахунок окупності кафе — ви зрозумієте, за який термін бізнес окупиться і почне приносити чистий прибуток.

Як розрахувати прибуток кафе і його окупність: суму інвестицій поділити на середній дохід.

Звісно, підрахувати точну суму доходу не завжди можливо, тому в розрахунок береться плановий дохід, який буде приносити заклад. Також варто звернути увагу на зовнішні фактори, що впливають на окупність: зростання цін на продукти, зміна курсу валют та інші ризики. Через це реальний термін окупності може збільшуватися.

Складаючи бізнес-план, ви можете звернутися до професійних консультантів або знайти готові рішення для вашого бізнесу в інтернеті. Можливо, вам доведеться трохи адаптувати готові моделі під свої потреби, але в будь-якому разі вчитися на чужих помилках краще, ніж на власних.

Програмний РРО від Poster

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.

Спробувати ПРРОДізнатися більше

5. Підготуйте документи для кафе

Перед тим як почнете збирати всі потрібні документи для оренди або будівництва приміщення, рекомендуємо вам зареєструватися як підприємець. Ви можете це зробити під виглядом СПД або ТОВ. Одразу відзначимо, що реєстрація СПД забере у вас менше часу й грошей, ніж ТОВ. Після цього вам слід стати на облік, щоб отримати свідоцтво платника податків. Якщо хочете торгувати алкогольними напоями й тютюновими виробами, вам треба отримати ліцензію. Безумовно, ви можете займатися цим усім самі, але залучення юриста допоможе вам раціонально використовувати час і значно швидше та якісніше заповнювати заяви й бланки, аналізувати ризики та вигоди договору оренди тощо.

Зверніть увагу на впровадження системи ХАССП в Україні. Вам потрібно розробити й зареєструвати технічну документацію для найважливіших (критичних) процесів у ресторані.

Докладніше про впровадження системи ХАССП та перевірки читайте в нашій статті — «Система ХАССП в Україні». Щойно всі потрібні документи будуть готові, наступним кроком буде відправити повідомлення в Комітет з технічної регламентації. Більше ніякого дозволу не потрібно, тож можна починати працювати. Першу планову перевірку СЕС і Держпожнагляд проводять за 3 роки з початку роботи (за умови відсутності скарг).

ФОП чи ТОВ для кафе? На першому етапі потрібно визначитися з формою бізнесу. Якщо ви плануєте продавати алкоголь у закладі, варіант із ФОП відразу відпадає, оскільки ліцензія на алкоголь видається тільки для ТОВ. Перевага ФОП у тому, що ведення обліку буде простішим, податкові ставки фіксовані, і менше документів потрібно для оформлення. Для ТОВ ведення обліку варто довірити бухгалтеру, щоб усе робилося правильно. Якщо у вас будуть партнери або інвестори, то вам краще зареєструвати ТОВ, так ви зможете розподілити статутний капітал на частки. Коли ви визначилися з формою діяльності, потрібно стати на облік, щоб отримати свідоцтво платника податків.

Який КВЕД вибрати для відкриття кафе? Для ресторанного бізнесу в Україні це: 56.10, 56.21 і 56.29.

Тепер розглянемо, які документи потрібні для роботи кафе:

Список документів

1. Реєстрація кафе у податковій для ФОП

• реєстраційна форма;
• паспорт і ІПН.

2. Реєстрація у податковій для ТОВ

• реєстраційна форма;
• паспорт і ІПН засновників;
• протокол установчих зборів;
• статут ТОВ;
• установчі документи.

3. Ліцензія на алкоголь

• заява;
• довідка з податкової;
• копія документа про реєстрацію касового апарата.

4. Документи для Держпродспоживслужби

• свідоцтво про держреєстрацію;
• паспорт платника податків;
• довідка з БТІ;
• архітектурний або технологічний проєкт;
• заява власника;
• копія статуту (для ТОВ);
• договір купівлі або оренди приміщення.

Докладніше про оформлення документів та вибір виду діяльності ми написали в статті: «Які документи потрібні для відкриття кафе і ресторану».

Як тільки всі документи будуть готові, наступним кроком буде подання повідомлення до Комітету з технічної регламентації, якщо ви відкриваєте свій бізнес в Україні. Після цього можна починати працювати — жодного дозволу не потрібно, в Україні СЕС давно скасували, тому все лише за ХАССП.

6. Визначтеся з орендою приміщення під кафе

Більшість початківців-рестораторів орендують приміщення для своїх закладів через занадто великі витрати на його купівлю. До того ж, ризики при невдалому виборі місця або приміщення будуть набагато меншими. Ціни навіть на одній вулиці з однаковою площею можуть сильно відрізнятися залежно від будівлі, поверху та підготовленості приміщення.

Середня ціна оренди кафе (≈100 кв.м.) в центрі Києва починається від 560 грн за кв.м. Ви можете більш детально ознайомитися з цінами та варіантами оренди вже частково підготовлених під кафе приміщень у Києві.

Перед тим, як вибрати приміщення для кафе, ви вже повинні визначитися з концепцією вашого закладу та його ЦА. Наприклад: кафе для молоді, для любителів живої музики, точка з «кавою з собою» або кафе для вегетаріанців. Після цього вам буде набагато простіше вибрати конкретний район або вулицю у вашому місті.

Один із ключових факторів при виборі місця — його висока прохідність. Тут важлива навіть сторона вулиці, на якій ви плануєте відкрити кафе. Для оцінки жвавості вулиці найміть студента за невелику плату або самостійно порахуйте кількість людей, які проходять з 9:00 до 22:00 у цікавому для вас місці.

Для цього вам не потрібно записувати цифри в блокнот — просто натискайте на екран смартфона за допомогою додатка на ios або android.

І найголовніше — уважно підписуйте договір з орендодавцем! Коли ваше кафе стане популярним, він, скоріше за все, захоче підняти орендну плату або взагалі розірвати договір, щоб вигідніше здати «рибне місце». Постарайтеся якнайкраще захистити себе на етапі підписання договору оренди.

«Приміщення ми знайшли понад чотири роки тому. До мене звернулася замовниця з ідеєю відкрити кафе у своєму приміщенні. Ми розробили для неї бізнес-план, прописали стратегію, але вона зрозуміла, що не готова приділяти цьому бізнесу стільки часу, і краще нехай просто приміщення буде закритим. Я закохалася в це приміщення ще під час першої зустрічі. Тиха вулиця в самому центрі міста, будівля з фасадними вікнами та готовими комунікаціями — мрія. І я одразу запропонувала їй взяти його в оренду під офіс. А бар з’явився лише через 3 роки. Знижку на оренду нам зробили на перший карантин — 30%, і цієї зими. Зараз знижок немає, як кажуть мої орендодавці — це нова реальність, і потрібно було давно адаптуватися. Ось ми й адаптуємося, як можемо.»

Вікторія Рейнікова

7. Підберіть дизайн кафе

Перше, що бачить гість, коли приходить до вас у заклад, — це дизайн та інтер’єр. Щоб ваше кафе запам’яталося, попрацюйте над концепцією та інтер’єром, продумайте все до дрібниць: від вивіски до дизайну санвузла.

7.1. Оберіть правильний інтер’єр кафе

Те, що ви знайшли необхідне приміщення, ще не означає, що його планування вам підходить. Вам потрібно розподілити робочий простір так, щоб воно відповідало вашим задумкам щодо майбутнього інтер’єру, та було зручним для персоналу (швидкий доступ до кухні, каси тощо). Перш за все, визначте свою цільову аудиторію: статус, вік відвідувачів, їхні потреби та очікування.

За залучення та утримання клієнта під час замовлення ви будете зобов’язані інтер’єру кафе. Безсумнівно, важливі також якість обслуговування та смачна кухня, але все ж перше враження справляє саме вдало створений інтер’єр. Цікаві та нетривіальні ідеї для кафе можна знайти на Pinterest, ввівши в пошуковий рядок «cafe» та «interior».

Який інтер’єр без меблів? Головні моменти, на які слід звернути увагу при виборі меблів:

• Стилістика. Меблі мають ідеально вписуватися у ваш концепт.
• Комфорт. Меблі повинні бути зручними як для відпочинку гостей, так і для прийому їжі. Якщо нехтувати хоча б одним із цих моментів, то клієнта не утримає навіть наймайстерніший кухар.
• Практичність. Переконайтеся, наскільки меблі легко чистяться і ремонтуються.
• Якість. Можна знайти бюджетні варіанти і трохи заощадити, але будьте готові до того, що якщо якість меблів низька, то і замінити їх доведеться швидше.

7.2. Придумайте логотип і вивіску для свого кафе

Саме дивлячись на вивіску, у людини починає формуватися враження про заклад. Логотип — це обличчя вашого бренду, яке повинно бути відображене в іміджі закладу та загальній концепції. Підходьте до створення логотипа відповідально, адже змінити перше враження на пізніх етапах буде значно складніше. Ми радимо доручити це завдання досвідченому дизайнеру або студії, які запропонують кілька варіантів для вибору.

«Без дизайнера робити проєкт категорично не можна. І помилитися з ним також неможливо. Як зрозуміти, що ви обрали не того дизайнера? Ви розповідаєте йому, що робити, просите пограти кольорами, шрифтами, текстурами, а він із радістю малює вам 128 планувальних рішень і 15 варіантів оздоблення стін. Потім ви разом обираєте колір стільця і показуєте, де вішати світильник. Якщо ви зіткнулися з такою ситуацією, краще втратити час і гроші зараз, але зупинитися і знайти іншого фахівця.»

Вікторія Рейнікова

8. Виберіть обладнання для кафе

Промоніторте ціни на обладнання. Вам треба знати щонайменше дві ціни на кожну одиницю обладнання, щоб зрозуміти, де дешевше. Відкриваючи кафе, треба вміти заощаджувати! Також не забувайте про варіант із придбанням уживаних речей. Але тут варто пам’ятати про зношування устатковання і його подальшу модернізацію. Пізніше, коли ваші доходи збільшаться, вам буде легше дозволити собі нове обладнання. До того ж є ще варіант з орендою і навіть безплатним отриманням обладнання, якщо укладати довгострокові контракти з постачальниками продуктів або використовувати франшизу. Наприклад, брендовані холодильники від виробників напоїв або кавомашини від провідних торгових марок кави за умови закупівлі певного обсягу на місяць.

Розмір витрат на обладнання для вашого кафе залежить від того, які саме страви ви хочете запропонувати вашим майбутнім клієнтам. Спробуйте оцінити витрати за кожною позицією в меню з погляду витрат на обладнання. Наприклад, для зберігання великої кількості м’яса й риби вам будуть потрібні потужні та місткі морозильні камери, що й собі призведе не тільки до витрат на додаткове обладнання, а й до великих рахунків за електрику. Якщо у вас багато страв, які готують на вогні, то вам знадобиться більше печей, а це додаткові витрати на вентиляцію, яка є одним з найдорожчих видів обладнання.

Ми радимо вже на етапі замовлення обладнання просити додаткові знижки за обсяг у конкретного постачальника меблів, обладнання для кухні тощо. Уважно заповнюйте договір про постачання обладнання.

Дуже часто постачальники нав’язують платний монтаж і налагодження, аргументуючи ці послуги втратою або скороченням гарантійного обслуговування. Ваше завдання — звести до мінімуму наявність таких «підводних каменів» у кінцевому варіанті договору.

9. Знайдіть постачальників для кафе

Якісні продукти — це запорука успішної кухні, а якщо до цього ще додати унікальні страви, то вийде відмінний «фундамент» для вашого кафе. Не зупиняйте свій вибір на найдешевших або ж, як вам здається, найвигідніших пропозиціях від постачальників продуктів для кафе. Краще знайти кілька порядних фермерів, які поставлять вищу ціну, зате ваші страви будуть відомі на все місто. До того ж це можна ще й згадати в меню. І навіть алкоголь можна не замовляти у великих постачальників, якщо вийти на локальних виробників крафтового пива або вина. Що лише підвищить попит та інтерес ваших відвідувачів.

Підписуючи контракт з будь-якими постачальниками, запам’ятайте найголовніше: завжди залишайте за собою право співпрацювати з іншими постачальниками, особливо якщо цей постачальник не може вам гарантувати стабільні ціни.

Не бійтеся перевіряти! Перевірте ціни в прайсах різних постачальників, а також умови, які вони пропонують. Порівняйте отримані результати з цінами на страви, де використовують ці продукти, і порахуйте їхню собівартість під час співпраці з кожним з постачальників.

10. Займіться пошуком персоналу для кафе

Вибір персоналу, можна сказати, — один з найважливіших моментів під час відкриття кафе. Складіть портрети майбутніх кандидатів і продумайте план їхнього підбору. Опублікуйте вакансії в соцмережах і доступних інтернет-ресурсах. Складіть перелік питань для співбесіди й визначіться зі строками стажування ваших майбутніх працівників.

Знайти хороших працівників дуже непросто, до того ж персонал треба постійно контролювати, щоб убезпечити себе від злодійства та крадіжок. Для цього вам треба мотивувати й заохочувати активних працівників преміями, бонусами та додатковими вихідними. Обіди коштом закладу й кімнати відпочинку дуже позитивно впливають на настрій і трудову дисципліну загалом. Якщо додатково до цього під’єднати систему автоматизації кафе, що стежитиме за всіма фінансовими операціями закладу в реальному часі, то це вможливить миттєво відстежувати крадіжки й скоротити ваші витрати.

Якщо кафе, яке ви зібралися відкривати, пов’язане з якоюсь певною кухнею, наприклад, ви хочете відкрити піццерю, то шеф-кухаря треба залучити вже від самого початку. Наприклад, для китайської кухні потрібно одне обладнання, а для італійської — інше. Витрати також залежать від штатного розкладу.

• Зарплата звичайного кухаря (легально оформленого) — від 8000 грн

• Лінійний персонал, що працює в залі, отримує приблизно 5000 грн + чайові

• Адміністратори зазвичай просять від 14 000 грн

Найімовірніше, вам знадобиться допомога досвідченого шеф-кухаря, який складе для вас потрібну кількість технологічних карт і загальне меню. А відтак уже звичайні кухарі готуватимуть страви за складеними технологічними картами, що заощадить вам немало коштів.

10.1. Розрахунок зарплатного фонду кафе

Щоб приблизно підрахувати витрати на зарплату, визначтеся з кількістю персоналу, необхідного для повноцінної роботи закладу. Розглянемо на прикладі невеликого кафе з розсадкою на 6 столиків:

Це мінімальний набір співробітників для роботи, у вас може бути два кухарі, які працюють позмінно, тому розрахунки потрібно робити виходячи з площі та формату кафе.

11. Підрахуйте основні статті витрат і доходів кафе

Для будь-якого типу закладу існують фіксовані статті витрат, як і витрати на відкриття кафе, їх потрібно прорахувати заздалегідь, щоб розуміти, скільки інвестицій знадобиться. Щоб витрати не перевищували доходи, важливо вести облік у системі автоматизації — так ви зможете переглядати фінансові результати за місяць або квартал, а також відстежувати, які витрати можна скоротити.

Розглянемо основні категорії витрат кафе:

• оренда приміщення;
• маркетинг;
• витрати на зарплату;
• закупівля продуктів;
• операційні витрати;
• адміністративні витрати.

Невеликі щомісячні витрати діляться на операційні та адміністративні. Зазвичай ці категорії витрат однакові для будь-якого типу закладу, але сума залежить від обороту.

11.1. Операційні витрати кафе

Частина операційних витрат — це невеликі витрати, які можуть бути не надто помітними в щомісячних звітах, але вони так чи інакше впливають на фінансовий результат закладу. Наприклад, витрати на таксі для персоналу — це не завжди фіксована сума, але всі подібні витрати необхідно враховувати, щоб правильно планувати бюджет.

Приклад щомісячних операційних витрат кафе:

11.2. Адміністративні витрати кафе

Витрати, пов’язані з податками, безготівковими та бухгалтерськими платежами. Планувати адміністративні витрати простіше, оскільки майже всі суми фіксовані. Приклад розрахунку адміністративних витрат для кафе, зареєстрованого як ФОП із оборотом до 250 000 грн на місяць:

Порахуйте суму, яку потрібно витратити при відкритті кафе, а також щомісячні витрати, щоб спланувати бюджет.

Poster QR – меню, оплати і відгуки для вашого закладу

• Без витрат на розробку та наповнення
• Зрозумілий і звичний інтерфейс
• Інтегровано з системою обліку

Зручно для закладу, зручно для гостей:

• Оплати — ваш гість зможе оплатити замовлення за допомогою лише свого телефону.
• Відгуки — збирайте відгуки по замовленням і стравам. Миттєво реагуйте на негатив, щоб виправити ситуацію тут і зараз.

---

Вартість всього 252 грн на місяць – перші 15 днів безкоштовно.

Створити QR-менюПереглянути відео

12. Продумайте маркетингову кампанію

План маркетингу та маркетингова кампанія кафе — це необхідність перед відкриттям вашого закладу. Розуміння структури цільової аудиторії — основа маркетингових кампаній. Наприклад, якщо орієнтуватися на студентів, то поєднання зручних крісел, столів для великих компаній і бездротового інтернету знизить ваш прибуток, оскільки замовлення будуть мінімальними, а столики будуть зайняті тривалий час. Ви можете трохи підвищити ціни, якщо відкриваєте кафе в центральних районах, поруч із бізнес-центрами, порівняно з аналогічними позиціями в кафе біля університетів чи у спальних районах.

Розповідайте, чому ви вибрали саме такий стиль інтер’єру та яка кухня буде представлена. Анонсуйте дату відкриття та постарайтеся заздалегідь поінформувати про цю подію в місцевих інтернет-порталах. Опублікуйте новину про те, що в день відкриття кожен зможе взяти участь у розіграші призів або що всіх чекатиме концерт місцевого гурту. Докладніше про те, як вести Instagram кафе.

13. Придумайте логотип і вивіску для свого кафе

Саме тоді, коли людина бачить вивіску, у неї починає складатися враження про заклад. Лого — це обличчя вашого бренду, те, що має простежуватися в іміджі закладу і його загальній концепції. Поставтеся до створення лого якомога серйозніше, бо виправити перше враження на пізніх етапах буде куди складніше. Ми радимо доручити це досвідченому дизайнерові або студії, які запропонують кілька варіантів, щоб ви змогли вибрати, що саме хочете бачити на вашій вивісці. Подивіться нашу статтю про те, як правильно оформляти й затверджувати зовнішню рекламу.

14. Упроваджуйте програму лояльності

Щоб залучити більше клієнтів і заохотити своїх постійних відвідувачів, треба продумати свою програму лояльності. Придумайте унікальну бонусну систему для нагромаджувальних карток або введіть постійну знижку, залежно від витрачених коштів усередині вашого закладу. Найпростіший і найдоступніший варіант — це скористатися вбудованим у систему автоматизації конструктором, який уможливить налаштувати бонуси й знижки так, як вам підходить.

Хмарна каса Poster

Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

Спробуйте безкоштовно Дізнатися більше

15. Установіть систему автоматизації кафе

Як показує практика багатьох успішних закладів, систему автоматизації треба впроваджувати від самого початку, щоб одразу зоптимізувати всі робочі процеси, пришвидшити роботу персоналу й уникнути крадіжок і витрат на складах. Системи автоматизації значно підвищують ефективність ведення вашого бізнесу. А використання мобільного терміналу та меню за QR кодом в рази пришвидшує роботу офіціантів закладу. Спробувати програму обліку для кафе Poster можна прямо зараз, зареєструвавшись на пробний період з повним функціоналом програми. Сподіваємося, наша стаття «Як відкрити своє кафе» допоможе вам уникнути помилок на самому початку вашої кар’єри ресторатора.

15.1 Налаштуйте облік за допомогою системи автоматизації

Почніть зі створення меню

В Poster ви можете створювати товари, тех. картки, інгредієнти та напівфабрикати. Це допоможе точно внести в меню всі страви зі складом, щоб зі складу списувалися всі інгредієнти і заготовки. Також можна встановити сервіс меню по QR коду для зручності оформлення та оплати замовлень.

Додайте залишки на склад

Щоб відстежувати рух інгредієнтів та товарів на складі, додайте їх у постачання на склад. Це допоможе порівнювати фактичні залишки з програмою та проводити інвентаризацію за складами, щоб уникнути нестачі.

Ведіть детальний фінансовий облік

До Poster можна вносити видаткові та прибуткові транзакції, щоб наприкінці місяця чи кварталу переглядати фінансовий результат.

Слідкуйте за аналітикою кав’ярні

Переглядайте статистику продажів: за категоріями, співробітниками та чеками. Так ви завжди зможете контролювати суму виручки та прибутку.

Приступіть до продажу

Зручний інтерфейс каси продажів допоможе прийняти офіціанту перше замовлення всього в пару кліків. Наявність мобільного терміналу прискорить прийом замовлення. Додайте в меню категорії, картинки страв та товарів, щоб співробітникам було простіше орієнтуватися у додатку.

Підрахуйте скільки коштує відкрити кафе

Ніхто вам точно не скаже, скільки потрібно грошей, щоб відкрити кафе. Все залежить від ваших амбіцій та стартового капіталу. Для початку ви повинні самі підрахувати витрати на перших кроках, які включатимуть: оренду приміщення, закупівлю обладнання, зарплату персоналу, оформлення необхідних документів та базові закупівлі продуктів. На прикладі кафе з посадкою на 6 столиків і порахуємо скільки знадобиться грошей на відкриття:

У розрахунках на відкриття все індивідуально, суми залежать від розташування кафе, обладнання, яке ви оберете і т. д. Наприклад, ви можете купити обладнання та заощадити бюджет. Підсумкова цифра залежатиме від розміру закладу, його концепції та бізнес-моделі.

Матеріали за темою

• Як вибрати приміщення під кафе і ресторан
• Переваги купівлі готового ресторанного бізнесу
• Яке холодильне обладнання потрібне для кафе та ресторану?
• Реєстрація ресторанного бізнесу в Україні
• Як вибрати та облаштувати складське приміщення ресторану: норми та вимоги
• Розробка меню для кафе або ресторану
• Які документи потрібні для відкриття кафе та ресторану в Україні
• Яке обладнання необхідне для кафе та ресторанів: повний список
• Як відкрити літнє кафе
• Як відкрити кафе для веганів
• Як проаналізувати ринок, перш ніж відкривати кафе
• Як правильно оформити літні майданчики для кафе та ресторану
• Бізнес-план кафе: як правильно скласти бізнес-план для відкриття кафе
• Тренди в дизайні інтер’єру кафе на 2022 рік

Читайте також

Переглянути всі →

Бізнес-план кафе: як правильно скласти бізнес-план для відкриття кафе

Як відкрити фаст фуд

Як відкрити фудтрак: складання бізнес-плану і вартість відкриття фудтрака з нуля

Як вибрати приміщення під кафе і ресторан